Strona główna | ZarządzanieSkuteczne zarządzanie projektami

Skuteczne zarządzanie projektami

Terminowa realizacja kontraktów dla wielu przedsiębiorstw wciąż jest problemem. Pojawiające się trudności czy zła komunikacja pomiędzy uczestnikami projektu to tylko niektóre przyczyny tego stanu rzeczy. Aby ułatwić sobie pracę można skorzystać z programów, które pozwalają na planowanie i skuteczną kontrolę powierzonych zadań.

Przykładowy harmonogram wygenerowany w programie Planista
Rys. PMC – Piotr Chyliński


Planista
Planista jest programem typu „project management” ułatwiającym szczegółowe planowanie i kontrolę realizacji różnego rodzaju prac. Umożliwia także korygowanie planów w trakcie realizacji, monitorowanie wykorzystania zasobów, ustalanie terminów wykonywania zadań itp. Do chwili obecnej powstało pięć odmian tego programu. Wszystkie osadzone są na trzonie programowym, zawartym w wersji Planista 6.5, który umożliwia:
  • wyspecyfikowanie zadań w strukturze wielopoziomowej;
  • przeczytanie kosztorysów wykonanych prawie wszystkimi istniejącymi na polskim rynku programami do kosztorysowania i wykorzystanie informacji o nakładach rzeczowych, środkach finansowych i pracochłonności robót w procesie planowania;
  • modyfikowanie wszystkich danych kosztorysowych i dopisywanie dodatkowych – dane kosztorysowe przechowywane są w odrębnych strukturach, dzięki czemu nie zanika ich pierwotna postać w całym procesie planowania;
  • określenie czasu trwania poszczególnych zadań;
  • modyfikowanie pracochłonności przewidzianej w kosztorysach przez użycie współczynnika wydajności własnej dla poszczególnych robót;
  • przypisanie do zadań zasobów stałych (maszyny, brygady, osoby fizyczne) i zmiennych (materiały, środki finansowe);
  • rozmieszczenie zadań na skali czasu w postaci harmonogramu belkowego;
  • powiązanie zadań siecią zależności, która umożliwia wyznaczenie ścieżki krytycznej w całym przedsięwzięciu oraz rezerw czasu dla pozostałych czynności;
  • sporządzenie zapotrzebowania zestawień na poszczególne nakłady oraz środki finansowe w układzie dziennym, tygodniowym, miesięcznym oraz kwartalnym,
  • rejestrację postępu robót i sygnalizowanie opóźnień;
  • przenoszenie do programu Excel szerokiego zakresu danych, m.in. raportów postępu robót i zapotrzebowania na nakłady;
  • zapisywanie obrazu harmonogramów w różnych formatach *.wmf, *.gif, *.jpeg, *.bmp co pozwalana umieszczanie ich m.in. w dokumentacji przygotowywanej w MS Word;
  • użycie znaczników do opisu cech czynności, które umożliwiają m.in. wyodrębnianie z harmonogramu prac poszczególnych podwykonawców, czy określonych fragmentów obiektu, i tworzenie zestawień – materiałowych, czy finansowych – wyłącznie dla nich;
  • użycie dat granicznych i charakterystycznych, stanowiących ograniczenia czasowe dla poszczególnych czynności;
  • dowolne filtrowanie i sortowanie harmonogramu;
  • użycie czynności hamakowych, służących do odwzorowania kosztów związanych z czasem, np. koszty wyłączeń, dzierżawy, ewentualnych kar umownych itp.;
  • użycie czynności etapowych dla czynności realizowanych „na raty”.
Wersja Planista Max rozbudowana jest o procedury umożliwiające rejestrowanie zużycia materiałów na formularzach PZ, RW, ZW, jak też czasu i kosztów pracy na budowie na formularzach BZ oraz do porównywania zużytych materiałów z limitami wynikającymi z kosztorysu, obliczanymi na podstawie deklarowanego postępu poszczególnych zadań.


Program Planista – nakłady planowane i zużyte
Rys. PMC – Piotr Chyliński


Planista Plus przeznaczony jest głównie dla firm budujących drogi i autostrady. Zawiera dodatkowe procedury umożliwiające podzielenie całej trasy kontraktu na sekcje o określonych długościach. Poszczególnym czynnościom lub ich częściom, których realizacja ma charakter liniowy, można przypisać odpowiednie sekcje i określić na nich kierunek prac. Wizualizacja robót liniowych możliwa jest w postaci cyklogramu, widocznego nad tradycyjnym harmonogramem rysowanym w postaci belkowej. Dzięki przypisaniu sekcji do prac liniowych, postęp robót dla tych prac można dodatkowo określić aktualnym położeniem frontu roboczego, wyrażonym w jednostkach opisujących długość sekcji.

Program Planista 2008 BD – narzędzie wspomagające jednoczesne zarządzanie wieloma przedsięwzięciami budowlanymi. Program ten jest rozwinięciem dotychczasowej wersji programu Planista Max. Nowością, zdecydowanie poszerzającą dotychczasowe możliwości, jest użycie baz danych do składowania informacji zawartych w harmonogramach opisujących  poszczególne budowy. Jednocześnie nowe rozwiązanie nie ogranicza zapisywania harmonogramów „po staremu” do osobnych plików. Pierwszym krokiem zmierzającym do wykonania harmonogramu nowej budowy jest zarejestrowanie tej budowy w bazie. Budów można rejestrować w bazie dowolnie dużo. Każdej budowie można przypisać dowolnie dużo wariantów harmonogramów. Przechowywanie wielu wariantów danej budowy w bazie pozwala dokonywać różnorodnych porównań pomiędzy nimi. Tym samym można prześledzić zakres zmian, jakie zaszły pomiędzy pierwotnie założonym harmonogramem, a obecnym. Poza danymi z harmonogramów w bazie można rejestrować koszty ponoszone na poszczególnych budowach. Rejestracji tej dokonuje się (jak w wersji Max) na formularzach PZ, RW i ZW, które w wersji Planista 2008 BD podłączone są bezpośrednio do bazy danych. Umożliwia to szybkie łączenie danych z dowolnego harmonogramu opisującego określoną budowę z danymi informującymi o faktycznie ponoszonych kosztach na tej budowie. Baza danych daje też możliwość tworzenia łącznych zestawień z wielu budów.

System Planista 2010 Net zaprojektowany został dla firm, których odziały rozproszone są w terenie. Przy jego tworzeniu wykorzystano technologię DataSnap. Szczególnie istotną cechą tego oprogramowania jest możliwość nawiązania bezpośredniego połączenia z bazą danych za pomocą łącz internetowych. Rozwiązania zawarte w wersji Net nie wymagają technologii zdalnego pulpitu. Optymalizacją przesyłu danych pomiędzy użytkownikiem, a bazą steruje serwer systemu, który pośredniczy pomiędzy użytkownikiem, a serwerem bazy. System Planista 2010 Net korzysta z serwera bazy Firebird. Z jedną bazą danych może pracować wielu użytkowników przebywających w różnych miejscach. Poszczególnym użytkownikom można nadawać indywidualne uprawnienia dostępu do danych zawartych w bazie. Podstawową strukturą bazy danych jest podział na budowy lub dla firm usługowych podział na zlecenia. Lista budów (lub zleceń) stanowi portfel projektów danej firmy. W ramach poszczególnych budów (zleceń) wyodrębnić można zadania, dla których ułożyć można harmonogramy za pomocą własnych procedur programu.

Każda odmiana programu Planista posiada bezpłatną przeglądarkę harmonogramów, którą jest jej wersja demo. Każda wersja demo może dodatkowo wydrukować harmonogram lub zapisać obraz w następujących formatach: *.wmf, *.gif, *.jpeg, *.bmp. Ograniczeniem wersji demo jest możliwość sporządzania harmonogramów jedynie w oparciu o pięć czynności.

Przy odczycie większego harmonogramu program przechodzi w tryb pracy tylko do odczytu.

Producentem programu Planista jest firma PMC – Piotr Chyliński.

Microsoft Project 2013
Najnowszy Projekt 2013 dostępny jest w trzech wersjach: Project Standard 2013, Project Professional 2013 i Project Pro for Office 365. Pierwszą rzeczą, widoczną po uruchomieniu programu jest nowy wygląd, całkowicie spójny z pozostałymi aplikacjami pakietu Office 2013. Wśród innych nowości na wyróżnienie zasługują:
  • wyświetlanie danych projektu przy użyciu nowego zestawu dostosowywanych raportów;
  • rozmawianie z zespołem bez wychodzenia z programu przy użyciu wbudowanych funkcji programu Lync;
  • śledzenie ścieżek zadań w widoku „Wykres Gantta”.
Project 2013 to skonsolidowane centrum pracy z projektem. Można w nim przeglądać gotowe szablony, importować informacje z programu Excel lub witryny programu SharePoint albo wybrać pozycję „Pusty projekt”. Można także otworzyć poprzednie projekty zapisane na komputerze lub w usłudze SkyDrive. Program umożliwia tworzenie rzeczowych, kolorowych raportów bez konieczności eksportowania danych do innych programów. Można przy tym dodawać do raportów obrazy, wykresy, animacje, łącza i inne elementy, w celu bardziej przejrzystego i skutecznego udostępnienia informacji o stanie prac uczestnikom projektu i członkom zespołu.


Project 2013 pozwala tworzyć rzeczowe, kolorowe raporty bez konieczności eksportowania danych do innych programów
Rys. Microsoft


Całkiem nowy zestaw wstępnie zainstalowanych raportów wykorzystuje wszystkie możliwości grafiki i formatowania. Tabelki danych zostały zastąpione przez wykresy i obrazy. Raporty dotyczące postępu realizacji przedstawiają pracę planowaną, wykonaną i pozostałą w postaci linii na wykresie. Wszyscy uczestnicy projektu mogą natychmiast zapoznać się z jego stanem i stwierdzić, czy projekt jest opóźniony w stosunku do harmonogramu, czy też może wyprzedza harmonogram.

Project 2013 ułatwia utrzymywanie kontaktu z członkami zespołu. Zadanie szybkiego pytania lub nawet prowadzenie długiej dyskusji strategicznej możliwe jest bez opuszczania programu. Wystarczy wskazać kursorem nazwę użytkownika i uruchomić konwersację za pomocą wiadomości błyskawicznych, rozmowę wideo, wiadomość e-mail lub nawet połączenie telefoniczne. Aby skorzystać z tej funkcji, należy mieć zainstalowane oprogramowanie Microsoft Lync 2010 lub nowsze.


Nowy zestaw wstępnie zainstalowanych raportów wykorzystuje wszystkie możliwości grafiki i formatowania
Rys. Microsoft

W przypadku złożonego projektu widok „Wykres Gantta” może zacząć przypominać splątany węzeł pasków i linii i łączy. Aby pomóc w ich posortowaniu, można wyróżnić łańcuch łączy, czyli ścieżkę dla każdego zadania.

W obecnej wersji programu Projekt istnieje możliwość zapisywania i udostępniania harmonogramów we własnej witrynie usługi SkyDrive lub w witrynie organizacji (tzw. praca w chmurze).

W przypadku usługi Project Online, można uzyskać dostęp do pełnej wersji programu Project niemal z każdego miejsca nawet na komputerach, na których nie został zainstalowany.

Dystrybutorem programu Microsoft Project jest firma Komako.

Oracle Primavera P6
30 lat temu firma Primavera wprowadziła na rynek system, który zrewolucjonizował sposób zarządzania projektami budowlanymi. Umożliwił bowiem priorytetowe traktowanie projektów, planowanie i pomiar wyników prac realizowanych w ramach prowadzonych inwestycji.

Po przejęciu firmy Primavera przez Oracle dał się zauważyć wyraźny zwrot ku technologiom internetowym oraz nastąpiła pełna integracja z aplikacjami Oracle, takimi jak systemy ERP, systemy obiegu dokumentów czy Business Intelligence. Najbardziej widoczne jest to w najnowszej wersji systemu, tj. Oracle Primavera P6 EPPM R 8.3.1.

Jakkolwiek oprogramowanie Oracle Primavera może z powodzeniem być użytkowane przez pojedynczych inżynierów czy planistów, to jego zalety uwidaczniają się w pełni, gdy zostanie zastosowane do kompleksowego zarządzania projektami i portfelami projektów w skali całego przedsiębiorstwa.


Schedule Check – przykładowy raport z analizy harmonogramu
Rys. Oracle


Oracle Primavera P6 zapewnia wielu użytkownikom jednoczesny dostęp do wielu projektów, a także jednoczesną edycję pojedynczego projektu. Umożliwia to organizację procesów biznesowych zorientowanych na projekty oraz wspomaga efektywną współpracę pomiędzy członkami zespołów projektowych. Szczegółowe informacje o wszystkich projektach organizacji, bogate analizy i zestawienia dostępne są dla różnych szczebli zarządzania, począwszy od kierownika zespołu zadaniowego, aż do najwyższego kierownictwa firmy. W rezultacie firma może obniżyć koszty realizacji projektów, ograniczyć ryzyko inwestycyjne, a tym samym osiągnąć wymierne korzyści dla kluczowych interesariuszy.

Najnowsza odsłona systemu Oracle Primavera P6 daje użytkownikom dostęp m.in. do Schedule Check – pierwszej analizy poprawności harmonogramu. Jest to narzędzie umożliwiające planiście bądź kierownikowi projektu sprawdzenie, czy zależności logiczne między zadaniami harmonogramu spełniają zalecenia zawarte w najlepszych praktykach branżowych. Weryfikator harmonogramu dokonuje 14-punktowej analizy zgodności z kryteriami jakościowymi zapisanymi w wartościach progowych. Kryteria oceny, tzw. DCMA14 zostały opracowane przez amerykańską agencję Defense Contract Management Agency. W wyniku tej analizy powstaje raport z sugerowanymi zmianami i ulepszeniami weryfikowanego harmonogramu.


Zarządzanie ryzykiem w Oracle Primavera P6
Rys. Oracle



Przykładowy raport wykonany w oparciu o dane z Oracle Primavera
Rys. Oracle


Dostępny przez przeglądarkę moduł zarządzania ryzykiem umożliwia wykonanie jakościowej i ilościowej oceny ryzyk projektu, zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami. Oracle Primavera P6 jest środowiskiem, w którym identyfikuje się, ocenia i zarządza ryzykiem pojedynczego projektu, programu lub portfolio projektów. Członkowie zespołu projektowego mogą identyfikować nowe ryzyka, oceniać ich wpływ na projekt oraz łączyć ryzyka z zadaniami. Menedżerowie ryzyka mają centralny dostęp do informacji o jego statusie oraz o środkach zaradczych podjętych po wystąpieniu symptomów ryzyka. W celu zapewnienia standaryzacji oceny ryzyka w skali firmy, wykorzystuje się tzw. macierze prawdopodobieństwa i skutków ryzyk. Macierze te są przypisywane do poszczególnych projektów i pozwalają na bardziej obiektywną ocenę zidentyfikowanych ryzyk.

Od bieżącej wersji systemu użytkownicy, którzy są odpowiedzialni za raportowanie postępu prac w zadaniach, mogą skorzystać z modułu „Team Member”. Pozwala on wprowadzić dokładną informację na temat aktualnego postępu prac w zadaniu (zarówno procentowo jak i godzinowo), przeglądać dokumenty powiązane z zadaniem, czy pełnić funkcję komunikacyjną za pomocą wbudowanego komunikatora lub poczty e-mail. Ponadto, dostęp do modułu jest zapewniony nie tylko z poziomu przeglądarki internetowej, ale również z dedykowanych aplikacji na smartfony. Dzięki temu aktualizacja harmonogramu jest prostsza i mniej czasochłonna.

System Oracle Primavera P6 zmienia podejście do tworzenia i publikowania raportów. Od teraz wykorzystywana jest platforma BI, dzięki której możliwe jest tworzenie interaktywnych raportów online. Raporty te mogą łączyć dane z różnych systemów informatycznych, co powoduje, że harmonogram prac utworzony w Oracle Primavera P6, staje się fundamentem, do którego są dołączane informacje z innych obszarów zarządzania projektem. Użytkownik, korzystając z paneli raportowych sam wybiera, jaki zakres danych w raporcie jest dla niego istotny.

Źródło: Informatyka w budownictwie, nr 3-4 (18) 2013

CZYTAJ WIĘCEJ

Jak zarządzać firmą budowlaną w czasie kryzysu
Zarządzanie inwestycją budowlaną
Aby sprawnie zarządzać firmą budowlaną
mBudowy - nowy program do zarządzania budowami



DODAJ KOMENTARZ
Wymagane: Zaloguj się aby dodać komentarz > Zaloguj się